Integritetspolicy och behandling av personuppgifter

Vi beskriver hur vi behandlar dina personuppgifter när du är i kontakt med oss, kör för oss, reser med oss eller använder våra tjänster, samt hur vi ser till att personuppgiftsbehandling utförs på ett ansvarsfullt sätt. Din integritet är viktig för oss, vi är därför angelägna om att dina personuppgifter lagras och behandlas på ett tryggt och säkert sätt, och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Samtrans är specialiserat på att utföra, administrera och samordna resor för personer med särskilda behov. Det gör att vi kan möta de önskemål, krav och behov som våra resenärer, beställare, betalare, uppdragsgivare, förare och tillsynsmyndigheter ställer på denna typ av verksamhet. Samtrans erbjuder trygga resor för personer med särskilda behov på uppdrag av våra Uppdragsgivare, till exempel kommuner, så att personer kan ta sig till och från skolor, arbetsplatser, vårdgivare eller fritidsresor.

När Samtrans är personuppgiftsansvarig

Samtrans är personuppgiftsansvarig för den behandling som utförs av oss eller för vår räkning. Detta innebär att vi bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter, det vill säga varför vi behandlar dina uppgifter och hur vi behandlar dem.

När Samtrans är Personuppgiftsansvarig behandlar vi huvudsakligen dina personuppgifter när du:

• Reser med oss
• När du via telefon är i kontakt med vår kundtjänst
• Förmedlar dina personuppgifter via vår webbplats, våra plattformar i sociala medier och använder våra appar
• Rapporterar in avvikelser
• Ansöker om arbete hos oss
• Är förare i ett åkeri
• På annat sätt kommunicerar med oss

När uppdragsgivaren är personuppgiftsansvarig

Eftersom majoriteten av Samtrans transporter utförs på uppdrag av en uppdragsgivare, hanterar vi sällan eller aldrig uppgifter om dig, det är i sådana fall Uppdragsgivaren du ska kontakta om du har frågor om hanteringen av uppgifter kopplade till dig och/eller din resa då det är Uppdragsgivaren som är Personuppgiftsansvarig.

När du ringer till Samtrans kundtjänst för att göra en resebeställning av rullstolstaxi, spelas ditt samtal in i kvalitets och utbildningssyfte. Det är Färdtjänsten i Region Stockholm som är personuppgiftsansvarig. För mer information, besök Region Stockholms webbsida. 

Integritetspolicy

Samtrans och Nobinakoncernens inbördes arrangemang

Samtrans är ett bolag inom Nobinakoncernen. Nobinakoncernen består av flera bolag i de nordiska länderna Sverige, Finland, Norge och Danmark. Det bolag som du har kontakt med eller tillhandahåller den resa eller tjänst du använder är som huvudregel det bolag som är ansvarig för behandlingen av dina uppgifter.

För att vi ska kunna utföra vissa tjänster behöver vi ibland dela personuppgifter med andra bolag i koncernen. När vi delar personuppgifter inom koncernen har vi ingått ett internt arrangemang för att reglera behandlingen.

Personuppgiftsbehandling: När du är kund/resenär

När du reser med oss och/eller använder våra appar (t.ex. Samtrans Resor)

Som utgångspunkt behandlar vi sällan eller aldrig uppgifter om dig när du reser med oss eftersom det huvudsakligen är våra uppdragsgivare som hanterar uppgifter kopplade till din resa. Uppdragsgivaren är då Personuppgiftsansvarig och det är i så fall denne du ska kontakta för frågor gällande dess behandling av dina personuppgifter. Beroende på hur avtalet mellan oss och Uppdragsgivaren ser ut så kan det i vissa fall förekomma att vi hanterar uppgifter om dig när du reser. I sådana fall behandlar vi följande uppgifter om dig när du är kund (dvs. köper resor och/eller tilläggsprodukter till dig eller andra) eller när du reser med oss:

• uppgifter som t.ex. namn, resenärsID/färdtjänstkortnummer, kontaktuppgifter, betalningsinformation, samt eventuell funktionsvariation eller särskilda behov som du har lämnat uppgifter om.
• Uppgifter om din resa, t.ex. platstjänster via din telefon, resehistorik och kommande köruppdrag

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna administrera vår kundrelation med dig, t.ex. att identifiera dig som kund, resenär, förare och för ta betalt för de tjänster som används eller för att du är en person som använder våra applikationer, hantera och leverera tjänsten i enlighet med avtal med dig eller våra uppdragsgivare, t.ex. genom att ta emot beställningar, planera trafiken och ta emot och administrera avvikelser.

Rättslig grund: fullgörande av avtal.

Personuppgiftsbehandling: När du är förare

När du är förare hos ett Samtransanslutet åkeri behöver vi behandla personuppgifter om dig.

Förarprofil

För att vi ska kunna veta vem du är i Samtrans miljöer behöver du ha ett användarkonto. Vi behandlar då för- och efternamn, personnummer, e-postadress, telefonnummer, TFL-nummer, SamtransID-nummer, arbetsgivare och bild.

Vi lutar oss på den rättsliga grunden intresseavvägning.

Vi sparar uppgifterna så länge som du har köruppdrag för Samtrans, därefter raderas uppgifterna inom ett år.

Förarkort

När du är förare åt Samtrans måste du kunna legitimera dig för Samtrans resenärer och det är nödvändigt att det syns vilka behörigheter som du har. Det följer av  Samtrans egna krav men även i de avtal som Samtrans har med sina uppdragsgivare. Vi behandlar då personuppgifter i form av namn, TFL-nummer, Samtrans ID-nummer och behörigheter.

Vi lutar oss på den rättsliga grunden intresseavvägning.

Vi sparar uppgifterna endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet, vanligtvis direkt efter framställt kort, du raderar sedan själv uppgifterna genom att fysiskt förstöra ditt kort.

Utbildning

För att få köra i Samtrans trafik krävs ett Samtranslegitimation. Efter en genomgången Samtransutbildning erhålls ett sådant, utifrån de utbildningsblock som man varit delaktig i. Vi behöver därför behandla dina personuppgifter för att säkerställa att förare får en tillräcklig kompetensnivå för att utföra transporter åt Samtrans enligt lagar och avtal. Vi behandlar personuppgifter i form av för- och efternamn, personnummer, e-postadress, telefonnummer, TFL-nummer, SamtransID-nummer, arbetsgivare och bild.

Vi lutar oss på den rättsliga grunden intresseavvägning.

Vi sparar uppgifterna endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet, vanligtvis så länge som du har köruppdrag för Samtrans, därefter raderas uppgifterna efter 6 månader, men som senast inom ett år.

Trafikplanering och trafikledning

För att vi ska kunna trafikplanera och trafikleda efter de avtal som Samtrans har behöver vi behandla dina personuppgifter. För att vi ska kunna göra detta behöver vi behandla för- och efternamn, personnummer, e-postadress, telefonnummer, anställningsprofik, TFL-nummer, SamtransID-nummer, arbetsgivare och fordon.

Vi lutar oss på den rättsliga grunden intresseavvägning.

Vi sparar uppgifterna endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet, vi sparar inga uppgifter efter avslutat körpass.

Platstjänster

För att vi ska kunna veta var fordon befinner sig i syfte att Vi kommer då att kunna se på vilken plats du befinner dig. Du behöver dela din plats med oss för att du ska kunna navigera din körning från appen (mellan vilka destinationer) samt för att trafikledningen ska kunna se bilens position på en karta i syfte att administrera köruppdragen och hjälpa dig eller resenären om någonting skulle hända under körningen.

Vi lutar oss på den rättsliga grunden intresseavvägning.

Vi sparar uppgifterna endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet, vi sparar inga uppgifter efter avslutat körpass.

Körpasshistorik

För att vi ska kunna hantera vårt avtal med vår uppdragsgivare behöver vi spara uppgifter om vilka uppdrag du har genomfört. Vi behandlar då uppgifter om vilka körpass du tagit, där inkluderat var du har varit, när och var du har plockat upp eller lämnat en resenär.

Vi sparar uppgifterna kopplat till genomfört körpass endast så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet, normalt sett under avtalet med aktuell uppdragsgivares giltighetstid.

Personuppgiftsbehandling: Förarappen

Användaruppgifter

Vi behöver att du använder Förarappen för att vi ska kunna trafikplanera och trafikleda efter de avtal som Samtrans har. För att du ska kunna använda Förarappen behöver du ha ett användarkonto och du loggar in med de kontouppgifter du får från Samtrans när du genom ditt Åkeri blir ansluten som förare. Vi behandlar då för- och efternamn, personnummer, e-postadress, inloggningsnamn, telefonnummer, TFL-nummer, Samtrans ID-nummer, arbetsgivare (Åkeri) samt ID-nummer för fordon du framför.

Vi lutar oss på den rättsliga grunden intresseavvägning.

Vi sparar uppgifterna så länge som du har köruppdrag för Samtrans, därefter raderas uppgifterna inom ett år.

Platstjänster

Användning utan att starta ett körpass

Du kan välja om du vill aktivera platstjänster när du öppnar appen. Om du inte samtycker till att aktivera platstjänster i appen kommer du kunna se ditt schema, men inte starta ett körpass. Under körpasset behöver platstjänster vara aktiverad för att kunna utföra ditt arbete för Samtrans.

När du använder appen och har aktiverat platstjänster utan att starta ett körpass lutar vi oss på den rättsliga grunden samtycke. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke för platstjänster i telefonens inställningar.

Vi sparar inte några uppgifter om din plats utan det sparas lokalt i din telefon så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet.

Användning vid start av körpass

För att du ska kunna starta ett körpass behöver du aktivera platstjänster. Du behöver dela din plats med oss för att du ska kunna navigera din körning från appen (mellan vilka destinationer) och för att trafikledningen ska kunna säkerställa att alla bokade resor får en bil tilldelad.

Din position sparas kontinuerligt under hela körpasset, bland annat när du registrerar Upphämtning och Avlämning av resenär samt när du skickar in en Felrapport.

Vi lutar oss på den rättsliga grunden intresseavvägning.

Körpasshistorik

För att vi ska kunna hantera vårt avtal med vår uppdragsgivare och för att korrekt kunna behandla eventuella reklamationer behöver vi spara uppgifter om vilka uppdrag du har genomfört. Vi behandlar då uppgifter om vilka körpass du tagit, var du har plockat upp eller lämnat av en resenär, och din position under hela körpasset.

Vi sparar uppgifterna kopplat till genomfört körpass endast så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet, normalt sett under avtalet med aktuell uppdragsgivares giltighetstid.

Crashlytics

När du använder Förarappen behöver vi behandla personuppgifter i form av din enhets unika enhetsinformation för att kunna spåra och hantera kraschdata. Uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna utveckla och hantera appens funktionalitet samt för att hjälpa användare vid reklamationer eller andra fel.

Vi lutar oss på den rättsliga grunden intresseavvägning.

Vi sparar bara informationen så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet.

Personuppgiftsbehandling: När du besöker våra webbplatser eller våra plattformar i sociala medier

När du besöker våra hemsidor eller våra plattformar i sociala medier behandlar vi:

• Uppgifter som du själv lämnar till oss, t ex namn och kontaktuppgifter.
• Information om dina besök på våra hemsidor som du väljer att dela med dig av, genom cookie-hantering
• Uppgifter om avvikelser du rapporterar in till oss

Vi behandlar dina personuppgifter för att

• Tillhandahålla, underhålla, testa, förbättra och utveckla våra hemsidor och plattformar i sociala medier
• Upptäcka missbruk samt för att upptäcka och förhindra bedrägerier, virusattacker, etc.
• Kunna administrera och åtgärda avvikelser som rapporteras.

Vi lutar oss på den rättsliga grunden intresseavvägning.

Vi sparar bara informationen så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet.

Personuppgiftsbehandling: när du kommunicerar med oss

När du på annat sätt kommunicerar med oss, t.ex. via vår kundtjänst (huvudkontorets växel), eller vid borttappat gods: 

• När du är i kontakt med Samtrans kundtjänst via telefon, för att göra en resebeställning av rullstolstaxi, spelas ditt samtal in i kvalitets och utbildningssyfte. Alla samtal sparas i 90 dagar, för att sedan raderas.  

• Behandlar vi uppgifter som du själv lämnar till oss, t.ex. namn, kontaktuppgifter, resenärsID/färdtjänstkortnummer och information om ditt ärende. 

Vi behandlar dina personuppgifter för att 

• avhjälpa fel och hantera klagomål, reklamationer, utveckla vår service, utreda arbetsmiljö och misstänkta brott samt frågor om hittegods. 

Vi sparar bara informationen så länge som vi behöver den för att uppfylla ändamålet. 

Vi lutar oss på den rättsliga grunden intresseavvägning. 

Personuppgiftsbehandling: vid rekryterings- och anställningsprocesser

När du lämnar in en jobbansökan, eller skriver upp dig på prenumeration för lediga jobb behandlar vi:

• Namn, kontaktuppgifter, födelsedatum, utbildning och arbetslivserfarenhet och andra uppgifter du lämnar i samband med din ansökan.

Vi behandlar dina personuppgifter för att

• Administrera din arbetsansökan och kunna skicka ut uppgifter om lediga tjänster till prenumeranter.

Vi sparar dina uppgifter i två år för att kunna bemöta eventuella rättsliga krav kopplat till rekryteringen.

Vi lutar oss på den rättsliga grunden intresseavvägning.

Om du vill att vi ska spara dina uppgifter inför kommande rekryteringsprocesser lutar vi oss på den rättsliga grunden samtycke och du kan när som helst återkalla ditt samtycke.

Personuppgiftsbehandling: När vi har en skyldighet enligt lag

I vissa fall behandlar vi dina personuppgifter när vi har en skyldighet enligt lag, t.ex. på grund av bokföringsskyldighet, vid trafikolyckor eller skadeärenden. Vi kan då behöva behandla uppgifter om dig såsom namn, kontaktuppgifter, eller uppgifter nödvändiga uppgifter.

Vi lutar oss på den rättsliga grunden rättslig förpliktelse.

Uppgifter som omfattas av bokföringslagen kommer att sparas under 7 år. I övrigt sparar vi uppgifterna så länge som de är nödvändiga för att uppfylla syftet eller så länge som krävs med anledning av lag.

Personuppgiftsbehandling: När vi hanterar och bemöter rättsliga krav

I vissa fall behandlar vi dina personuppgifter för att kunna hantera och bemöta rättsliga krav, exempelvis vid en tvist eller en rättsprocess. De uppgifter vi behandlar är beroende av ärendet men kan innefatta namn, kontaktuppgifter, övriga identifikatorer och även innebära att vi behandlar känsliga uppgifter. När vi behandlar känsliga uppgifter vidtar vi alltid erforderliga tekniska- och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

Vi sparar uppgifterna så länge som de är nödvändiga för att uppfylla syftet eller så länge som krävs med anledning av lag.

Vi lutar oss på den rättsliga grunden intresseavvägning.

Personuppgiftsbehandling: När du använder våra hemsidor

Vi använder cookies på våra hemsidor. En cookie (eller en kaka) är en liten textfil som placeras på din dator för att exempelvis underlätta vissa funktioner, som navigering på hemsidan. Vi använder även cookies för att samla statistik om antalet besökare på våra hemsidor, analysera besöksmönster samt förbättra hemsidans funktionalitet och användarens upplevelse av hemsidorna. Denna information gör det möjligt för oss att utveckla och optimera hemsidorna.

Den information som Nobina samlar in via cookies på våra hemsidor används endast för Nobinas ändamål, dvs. inte för tredje parts ändamål. Cookies används ibland för att samla in uppgifter som anses utgöra personuppgifter, som t.ex. IP-adresser och information kopplad till IP-adressen, men inga personuppgifter som är direkt hänförliga till dig som person.

Cookies kan antingen raderas automatiskt när du stänger din webbläsare (s.k. ”session-cookies”) alternativt lagras på din dator för att underlätta vid framtida besök på webbplatsen (s.k. kallade ”persistenta cookies”). Även persistenta (beständiga) cookies ska tas bort automatiskt efter en viss angiven tid. Du kan alltid själv radera cookies från din webbläsare. Förstapartscookies som används på våra hemsidor beskrivs nedan.

Om du inte accepterar användning av cookies kan din webbläsare ställas in så att den automatiskt nekar lagring av cookies eller informerar dig varje gång en webbplats begär att få lagra en cookie. Genom webbläsaren kan också tidigare lagrade cookies raderas och tredjepartscookies blockeras. Om din webbläsare nekar cookies kan det medföra att funktionaliteten på webbplatsen begränsas.

Vilka vi delar dina personuppgifter med

Vi kan komma att dela vissa personuppgifter inom Nobinakoncernen, med våra uppdragsgivare, fackliga organisationer och arbetsorganisationer, externa samarbetspartners och rådgivare inom och utanför EU/EES, samt brottsutredande myndighet, myndigheter eller andra mottagare om det krävs till följd av lag, annan författning eller myndighetsbeslut. 

Bolag som hanterar personuppgifter för vår räkning får alltid ingå ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal med oss i syfte att vi ska kunna säkerställa en hög skyddsnivå för dina personuppgifter hos våra samarbetspartners och leverantörer. 

Om vi använder samarbetspartners och leverantörer utanför EU/EES, vidtar vi särskilda skyddsåtgärder, t.ex. tecknar avtal som inkluderar de standardiserade modellklausuler för dataöverföring som antagits av EU-kommissionen. 

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi skyddar dina personuppgifter genom tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

Då Samtrans ibland behandlar känsliga uppgifter, t.ex. journaler och/eller personliga anpassningsbehov, tillser vi att uppgifterna alltid skyddas på ett adekvat sätt genom lämpliga skyddsåtgärder som står i proportion till uppgifternas art och känslighet. Samtrans tillser självklart att de som utför tjänster för oss, anställda såväl som externa leverantörer, upprätthåller skyddet för dig och dina uppgifter. Det är till exempel förbjudet för alla anställda som har åtkomst till material om personens hälsa att sprida informationen vidare samt så innehåller de flesta system behörighetsbegränsningar så att så få personer som möjligt får ta del av uppgifter.

Dina rättigheter

Denna integritetspolicy uppdaterades senast den 28 september 2022 och kan komma att ändras. Om vi gör väsentliga ändringar i policyn kommer vi att meddela dig senast 30 dagar innan ändringen träder ikraft genom att publicera en ny version på vår hemsida.

Kontakta Nobinas Dataskyddsombud

Om du har frågor rörande hur Nobina behandlar dina personuppgifter, eller vill ha upplysning om och kontaktuppgifter till personuppgiftsansvariga i övriga bolag inom Nobinakoncernen, är du välkommen att kontakta Nobinas Dataskyddsombud via växeln, post eller e-post:

Nobina AB (publ)
Armégatan 38, Box 6071,
171 06 SOLNA
Telefon: +46 8 410 650 00
E-post: dpo@nobina.com